Elementi introduttivi al corso

Si analizza il concetto di documento con specifica attenzione per il documento amministrativo. Si propone una riflessione sulle tipologie documentarie

L'articolo pubblicato su "Archival Science" è parte integrante del progetto InterPARES 2 ed è pubblicato in appendice al rapporto finale del progetto

Si presentano le definizioni in materia di gestione dei documenti e si discutono i requisiti funzionali per la gestione documentale con specifica attenzione per la registrazione dei documenti, la classificazione e fascicolazione e la predisposizione del manuale di gestione

La sezione include un approfondimento sulla registrazione dei documenti con specifica attenzione per le raccomandazioni di Aurora

E' inclusa una esercitazione da svolgere sia sulle registrazioni presenti nel file intitolato Registrazione di protocollo - esercitazione (individuazione degli errori e delle imprecisioni nelle registrazioni presentate in coda alla presentazione) sia sui documenti ricevuti e spediti dalla Camera di commercio di Milano (Esercitazione Documenti)

Principi e metodologia per la creazione e l'aggiornamento dei piani di classificazione e per la corretta creazione di aggregazioni archivistiche

Si presentano casi emblematici di classificazione

L'esercitazione consiste nell'analizzare e valutare i due titolari che sono stati sviluppati e utilizzati negli ultimi 15 anni dal sistema delle Camere di commercio, individuando criticità e vantaggi di entrambi:

1. Titolario approvato nel 2000

2. Titolario approvato nel 2009

Si presentano alcuni manuali di gestione utili per un confronto++

Il rapporto tra classificazione e procedimenti amministrativi è complesso e impegnativo. A seguito della normativa sul fascicolo informatico (art. 41 del Codice dell'amministrazione digitale) è necessario che le amministrazioni definiscano i procedimenti per i quali si debbano predisporre fascicoli informatici ai sensi del CAD. Un esempio è costituito dal progetto Procedamus condotto dalle Università italiane (cfr http://unidoc.coinfo.net/joomla/Procedamus2013/)

Analisi e descrizione dei principi e della metodologia relativi alla produzione di manuali di gestione

Presentazione dei principali standard per la gestione dei documenti. In particolare, dopo una breve introduzione, si presentano i seguenti standard internazionali ed europei: ISO 15489, ISO 23081, MoReq 1, MoReq2 e MoReq2010. Si presenta anche il mapping per la compatibilità retroattiva tra i requisiti funzionali core di MoReq2010 e MoReq2 sviluppata nel 2010. La tabella è interessante perché consente di comprendere i diversi orientamenti strategici dei due standard

La scheda di mapping e compatibilità retroattiva tra MoReq2010 e MoReq2 è stata predisposta dagli autori della nuova versione di MoReq2010 al fine di indicare le principali modifiche apportate rispetto alla precedente versione delle linee guida (MoReq2). Merita evidenziare che - almeno in una prima fase di definizione di MoReq2010 - i requisiti funzionali originari sono stati in larga parte ri-definiti come non funzionali e si è notevolmente ridotto il numero dei requisiti core

Si presenta la normativa italiana in materia di gestione informatica dei documenti a partire dalla legge 241/90. Specifica attenzione è dedicata al dpr 445/2000 e alle successive regole tecniche, inclusa la normativa approvata nel 2013. La normativa sulla firma elettronica e sulla identità digitale e' presentata nelle lezioni di Giovanni Manca (5b. Firme elettroniche e PEC). La La normativa sulla conservazione digitale non è affrontata in questa sede, ma in un modulo successivo.

Il provvedimento è qui presentato con riferimento agli articoli di maggiore interesse per un'analisi dell'evoluzione che ha caratterizzato le attività di gestione documentale

Si presentano i documenti rilevanti che hanno contribuito a costituire il quadro normativo in vigore sulla gestione informatica dei documenti:

1. Lo studio di prefattibilità che ha preceduto nel 1997 la costituzione del gruppo di lavoro Aipa sul protocollo informatico (gestione informatica dei documenti) delle pp.aa

2. Bozza del regolamento sulla gestione informatica dei documenti (gennaio 1998)

3. Il testo unico che ha approvato tra l'altro le norme sulla gestione informatica dei documenti (capo IV, già dpr 428/1998)

4. La direttiva del presidente del Consiglio dei ministro del 28 ottobre 1999 che illustra gli aspetti principali (archivistici e organizzativi) della normativa sul protocollo e sulla gestione documentale

5. Le regole tecniche sul protocollo informatico approvate con dm 3 dicembre 2013

6. La circolare Agid del 2011 sulla segnatura di protocollo ai fini della cooperazione applicativa

Si presenta il Codice dell'amministrazione digitale a seguito delle modifiche approvate con dlgs 235/2010. Si include anche la Minigrafia curata da Pierluigi Ridolfi in cui si confron il testo del Codice approvato nel 2010 (dlgs 235/2010) e il testo in vigore in precedenza

Si tratta di documentazione resa disponibile dall'ing. Giovanni Manca

Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche ammnistrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40 comma 1, 41 e 71 comma 1 del CAD

Il materiale fornisce un quadro di insieme sulle norme (CAD e regole tecniche) sul documento informatico e sulla produzione di copie informatiche e di duplicati.

Si affronta in sintesi il nodo della conservazione digitale e dei seguenti aspetti: - i nodi concettuali - i formati per la produzione e la conservazione di documenti informatici - i metodi per la conservazione - depositi d’archivio e custodia di archivi digitali

Il modulo presenta un'analisi della normativa nazionale sulla conservazione digitale

Si tratta delle regole tecniche approvate ai sensi dell'art. 71 del CAD con dpcm 3 dicembre 2013 e dei relativi allegati:

1. Glossario

2. Metadati

3. Formati

4. Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione

5. Standard

Glossario allegato al dpcm 3 dicembre 2013

Il caso fa riferimento al seminario che si è tenuto presso la Sapienza Università di Roma, coordinato da Maria Guercio. Relatori: Domenico Bifulco e Anita De Sossi.

Nella prima relazione si sono presentate e discusse le modalità con cui l'Agenzia delle entrate ha affrontato il tema della classificazione archivistica e il controllo della produzione documentale (D. Bifulco)

Nella seconda relazione si è presentato il modello adottato da anni e largamente sperimentato per la gestione informatica dell'archivio di deposito cartaceo dell'Agenzia

La documentazione  si riferisce al seminario “Le criticità  dei sistemi documentari digitali: proposte per gestire l'archivio di deposito e la selezione in ambiente ibrido” tenuto da Valeria Sisti e Antonio Massari (NTT) all'interno del corso di Archivistica contemporanea, organizzato in collaborazione con Digilab